Diseño y validación de un dashboard para monitorear horas presupuestadas, horas consumidas y desvíos financieros sin depender de análisis manuales.
Cliente
Blink.la
Año
2024
Scope
Diseño UX / Diseño UI / Entrevistas exploratorias
Contexto
Content Studio es una suite de herramientas diseñada para automatizar, controlar y hacer seguimiento de producciones audiovisuales. El equipo de Finanzas necesitaba mayor visibilidad sobre uno de los datos clave de los proyectos. El análisis de datos se hacía con el uso de herramientas externas.
Problema
El análisis financiero dependía de pasos manuales y herramientas externas. Las horas se cargaban en el módulo de time tracking, pasaban por aprobaciones y luego debían reconciliarse contra el budget correspondiente.
Para generar visibilidad, el equipo descargaba los datos en CSV, los subía a un dashboard externo y revisaba los desvíos en reuniones semanales.
Esto generaba tres problemas principales:
Información fragmentada
Los datos necesarios para comprender el estado financiero de una producción estaban dispersos entre distintos módulos, hojas de cálculo y dashboards externos.
Falta de visibilidad anticipada
Las desviaciones entre las horas registradas y el presupuesto se detectaban tarde, durante la revisión semanal del equipo de Finanzas.
Proceso operativo manual
El equipo dependía de exportaciones, cruces de datos y reuniones para determinar qué producciones se encontraban dentro o fuera del presupuesto.
Objetivos
Integrar el dashboard financiero dentro de Content Studio.
Habilitar alertas tempranas mediante indicadores visuales y notificaciones.
Simplificar la conciliación de las horas pendientes.
Mejorar la eficiencia del equipo de Finanzas en la detección y seguimiento de problemas.
Abordaje de diseño
El análisis mostró que el problema no era solamente visualizar datos, sino conectar distintas partes del flujo: carga de horas, aprobación, presupuesto, reconciliación y seguimiento financiero.
Solución
Diseñamos un dashboard dentro de Content Studio para comparar horas presupuestadas, horas consumidas y costos asociados a cada producción.
Flujo de conciliación de horas
Además del dashboard, diseñamos una vista de conciliación para revisar horas, costos y estados asociados a una producción.
Esta vista permitía pasar del monitoreo general a la revisión operativa, diferenciando información pendiente, aprobada o reconciliada.
Validación con stakeholders
Validamos la propuesta con Finanzas y Operaciones para revisar si el flujo cubría las principales acciones del proceso:
Identificar horas sin reconciliar.
Seleccionar tareas pendientes.
Asignar cada tarea al budget item correspondiente.
Actualizar reconciliaciones.
Analizar el estado general desde el dashboard.
La revisión permitió ajustar la jerarquía de información, reforzar estados e indicadores visuales, y conectar mejor el dashboard con la operación diaria.
Resultados
Flujo integrado
Se eliminó la necesidad de exportaciones manuales a herramientas externas.
Detección temprana de desvíos
Se identifican rápidamente sobreusos o subusos de tiempo y desajustes presupuestarios.
Seguimiento estructurado
Los problemas se revisan de forma periódica en reuniones semanales.
Simplificación de aprobación de costos
Se facilitó la detección y aprobación masiva de costos pendientes.