Contexto

Blink es una productora audiovisual que conecta talento y equipos creativos en distintas partes del mundo. La empresa contaba con plataformas internas para gestionar producciones, proveedores y finanzas, pero el alta inicial de proveedores todavía dependía de un proceso manual administrado por Operaciones.

Problema

El onboarding de proveedores era un cuello de botella operativo que podía comprometer el inicio de una producción.

Operaciones tenía que recolectar información personal, datos de compañía, formularios fiscales, fotos de documentos, ajustes por errores y firma de contratos. Todo esto ocurría cerca del inicio de la producción, cuando los tiempos eran más sensibles.

Las principales problemáticas que relevamos con los stakeholders fueron:

• Proceso manual y lento.

• Dependencia constante del equipo de Operaciones.

• Información propensa a errores.

• Riesgo de demora en el inicio de la producción.

Research y mapeo del proceso

Primero mapeamos el proceso As-Is junto al equipo de Operaciones para entender cómo se daba de alta un proveedor, qué pasos dependían del equipo interno y dónde aparecían los principales puntos de fricción.

El análisis mostró que el problema no era solo de interfaz: muchas reglas, decisiones y validaciones vivían en el conocimiento del equipo, pero no estaban documentadas ni incorporadas en el sistema.

Principales hallazgos

• Existían distintos escenarios de onboarding según el tipo de proveedor.

• La documentación requerida cambiaba según cada caso.

• Los datos fiscales, bancarios y legales requerían validaciones específicas.

• No existía un flujo claro ni estandarizado.

Esta complejidad hacía que el onboarding no pudiera resolverse con un único formulario lineal. Necesitaba un flujo flexible, guiado y con validaciones tempranas.

El objetivo fue convertir ese proceso en un sistema guiado capaz de recopilar información personal, fiscal y bancaria, validar datos críticos y preparar la documentación necesaria para la revisión y aprobación operativa.

Planilla con la que el equipo de producción solicitaba el alta de proveedores

Mapeo del proceso As-Is

Decisiones de diseño

A partir del mapeo del proceso, definimos una serie de decisiones para reducir complejidad, anticipar errores y disminuir la dependencia operativa.

Muchos pasos complejos → Formulario multi-step

Diferentes tipos de proveedor → Flujo condicional

Errores en datos críticos → Validaciones tempranas

Información sensible → Ayudas contextuales

Pedidos de contratos por email → Integración de contratos al flujo

Solución

Diseñamos un onboarding guiado que adapta los pasos según el tipo de proveedor y centraliza la carga de datos, documentación, formularios fiscales, revisión y firma de contrato.

El flujo se organizó por etapas para reducir carga cognitiva, mostrar solo la información necesaria y permitir validaciones tempranas antes de la aprobación operativa.

• Identificación temprana del tipo de proveedor

• Navegación progresiva por etapas

• Formularios adaptativos

• Validaciones en tiempo real

• Feedback inmediato sobre errores y faltantes

• Revisión final antes del envío

Flujo To-Be del proceso completo de onboarding, incluyendo validaciones, revisión operativa y aprobación final.

Flujo end-to-end del onboarding, desde la carga de información y documentación, aprobación o pedido de ajustes y envío del contrato.

Validación

Realizamos pruebas de usabilidad con proveedores de la empresa para validar la comprensión del flujo e identificar oportunidades de mejora antes del handoff.

La validación mostró una buena comprensión general del proceso y permitió detectar fricciones en pasos específicos.

Principales hallazgos

• El flujo general se entendió bien.

• Las etapas fueron claras para los usuarios.

• Los proveedores pudieron identificar correctamente su tipo de perfil.

• El formulario fiscal fue elegido correctamente.

• Algunos usuarios iniciaron el onboarding sin tener la información clave a mano.

• No siempre era evidente que el nombre legal debía coincidir exactamente en todos los documentos.

• Descargar, firmar y volver a subir formularios generaba fricción.

Iteración y propuesta final

A partir de los hallazgos de la validación, ajustamos el flujo para anticipar mejor la información requerida, reducir errores en datos críticos y hacer más clara la relación entre documentación, impuestos, contrato y revisión operativa.

Sumamos visibilidad del estado e información requerida al inicio del proceso.

Identificamos el tipo de proveedor al inicio para adaptar el flujo y mostrar solo los pasos y campos necesarios.

En la carga de información personal sumamos una confirmación del nombre legal contra la documentación.

Guiamos la selección del formulario según la residencia fiscal y reforzamos el uso del nombre legal validado.

Permitimos omitir temporalmente los datos de pago y continuar con el onboarding.

Integramos en Content Studio las acciones para validar datos, aprobar el onboarding y enviar el contrato de freelancer.

Operaciones puede solicitar correcciones desde la plataforma y el proveedor actualiza los datos para avanzar con el proceso.

Centralizamos la firma digital del contrato dentro del flujo de alta.

Impacto

• Se redujo significativamente la intervención del equipo de Operaciones.

• Disminuyeron los errores en documentación y datos críticos.

• Se aceleraron los tiempos de alta de proveedores.

• El sistema pudo absorber un mayor volumen de onboardings sin incrementar la carga operativa.

👉 El equipo de Operaciones dejó de gestionar tareas repetitivas y pudo enfocarse en situaciones críticas de producción.